会社登記を申請する際は、登記申請書を作成して提出するほか、当該登記事項に変更等が生じたことを証する書面を添付する必要があります。
※どのような書面を添付すべきかは登記内容によって異なります。例えば、取締役の就任登記であれば、株主総会議事録や株主リスト、就任承諾書などの文書を添付します。
これら添付書面の提出方法は、主に以下の３つがあります。
① 印鑑を押した文書を用意して、登記申請書とともに法務局へ持参する。
② 印鑑を押した文書を用意して、登記申請書はオンラインで送信し、添付書類は法務局
へ郵送する。
③ 文書データに必要な電子署名をして、登記申請書とともにオンラインで送信する。
このうち、本人申請の場合は①の方法、司法書士が申請する場合は②の方法が多く採られていると思います。
上記①と②のように印鑑を押した文書を添付する場合には、書類の原本を提出することが原則です。けれども、株主総会議事録などは会社で保管すべき書類でもあるため、法務局から原本を返却してもらうことができます。これを「原本還付」と呼びます。
原本還付を希望する場合は、添付書類のコピーを用意して「原本に相違ありません」と記載し法務局に届け出ている印鑑を押します。このコピーを原本とともに法務局へ提出すると、照合の後、原本を返却してくれます。返却のタイミングは法務局の扱いにもよりますが、①のように書類を持参した場合には、申請受付窓口で照合を行ってすぐに原本を返却してくれることもあります。②のように郵送した場合には、登記完了後に返却（郵送又は法務局で受領）してくれます。なお、③のような文書データには原本の概念がないので原本還付はありません。
私ども司法書士が登記の依頼を受けた場合、同じ書類を２通ずつ作成して押印いただくことがありますが、これは会社保管用の原本と法務局提出用、それぞれの原本とするためですので、ご理解をいただければと思います。
弊社パートナーズ司法書士法人では会社の各種登記手続きを代行致します。相談無料ですのでぜひお声掛けください。
